Le paramétrage du parcours d'approbation "Consultation"
1. Pourquoi ?
Définir un circuit d'approbation contenant plusieurs niveaux et plusieurs approbateurs par niveau permet de mieux segmenter le processus d'envoi et de clôture d'une Consultation.
Le paramétrage des circuits d'approbations du Chantier est réservé aux utilisateurs avec un privilège "ADMIN_CONSULT" Agence.
Il est possible de personnaliser chaque parcours d'approbation à l'aide d'options :
- Celles déjà disponibles pour les commandes, qui s'appliquent également à la Consultation (détailles et accessibles ici )
- Démarrer le parcours au lancement d'une consultation
- Informer les approbateurs par mail au lancement d'une consultation
Remarques :
- Lorsque vous modifiez le parcours d'approbation des consultations (qu'il s'agisse des approbateurs ou des options), vous devez cliquer sur le bouton "Recalculer les parcours d'approbation en cours" afin que vos modifications soient prises en compte.
- Si aucun parcours d'approbation n'est défini au niveau "Chantier" alors c'est le parcours d'approbation niveau "Agence" qui est pris en compte. Pour le parcours d'approbation "Agence" il est possible de mettre plusieurs approbateurs, qui seront alors tous sollicités - mais il n'y a qu'un seul niveau possible.
2. Comment ?
1) La première étape est d'aller dans le menu Administrer (1) puis dans l'onglet "Chantiers" (2).
2) Sélectionnez le chantier souhaité puis cliquez sur "Modifier les informations"
3) Cliquez ensuite sur "Configurer le parcours d'approbation".
4) Dans la pop up qui s'ouvre, sélectionnez bien l'encart "Consultation" puis dans l'onglet "Parcours d'approbation" (1), ajouter les différents approbateurs et niveau d'approbation de votre choix (2).
5) Dans l'onglet, "options", différentes possibilités s'offrent à vous. Voici un zoom sur trois d'entres elles qui portent parfois à confusion.
- L'option Seuil
Il existe un paramétrage consistant à définir un seuil d'engagement Maxi appel d'offre (en €) à définir dans chaque fiche utilisateur. La définition de ce seuil signifie que pour tout envoi d'une consultation dont le total sera supérieur à l'engagement maximal défini sur la fiche utilisateur, le parcours d'approbation sera déclenché tel que configuré sur le chantier (ou s'il n'y en a pas sur le chantier, sur l'agence).
- L'option "Démarrer le parcours au lancement d'une Consultation"
Par défaut, le parcours ne se lance qu'à la clôture d'une consultation. Cependant, si vous cochez cette option le parcours se lancera avant de partir chez le fournisseur pour la première fois, mais également avant de clôturer (depuis le bouton "Résultat" de la consultation).
- L'option "Informer les approbateurs par mail au lancement d’une consultation"
Si cette option est cochée, alors notifie tous les approbateurs (niveau agence & niveau chantier) reçoivent une notification au lancement et à la clôture .
Remarque :
Juste avant de clôturer la Consultation, s'ouvre l'écran ci-dessous
- Nous vous proposons un modèle de mail (a), que vous pouvez envoyer directement aux approbateurs du circuit de clôture. Cependant, si vous souhaitez vous pouvez le modifier, l'ensemble de la case est éditable.
- Vous avez également la possibilité d'ajouter des pièces jointe (b) puis de décider si vous souhaitez ou non les rendre visible (c).
Important :
- Seuls les affaires chantiers requièrent le parcours d'approbation "Consultation" défini au niveau chantier.
- Les contrats cadres et les études de prix sont seulement en fonction du parcours d'approbation défini au niveau de l'agence (car on peut pas y rattacher un chantier).
Mots clés liés à l'article :
Consultation - parcours d'approbations - fiche agence - fiche chantier - approbateur - iBAT - consult