L'historisation des budgets
0.1 Pourquoi ?
Dans le but d'améliorer votre gestion et maîtrise des budgets, iBAT vous offre désormais la possibilité de suivre l'avancement par Postes dans le temps, et donc de disposer d'une analyse plus fine de la progression des chantiers.
Désormais, un utilisateur disposant d'un privilège ADMIN ou BUDGET sur le périmètre du Groupe ou de l'Agence peut suivre l'évolution de ses budgets, et effectuer des sauvegardes temporelles ("snapshots").
Si besoin, retrouvez ici l'article expliquant le fonctionnement global des budgets : La gestion des budgets.
0.2 Comment ?
La mise en place de snapshots
Un snapshot est une photo prise à une date choisie des données d’avancement et de réalisé. Il permet de figer et historiser les valeurs d'avancement pour une date donnée.
Une fois que toutes les données sont renseignées, il vous suffit de sélectionner la période souhaitée puis de cliquer sur Valider l'avancement.
Vous avez à disposition 4 manières différentes de sélectionner une période :
- En cliquant sur Semaine, ce qui par défaut affichera la semaine en cours - et vous pourrez changer de semaine à l'aide des flèches situées de chaque côté des dates affichées
- En cliquant sur Mois, ce qui par défaut affichera le mois en cours - et vous pourrez changer de mois à l'aide des flèches situées de chaque côté du mois affiché
- En cliquant sur Chantier, ce sont par défaut les dates renseignées dans la fiche du chantier qui s'affichent
- En cliquant sur Dates, ce qui par défaut affichera 2 calendriers sur la totalité du mois en cours, comme sur la capture d'écran ci-dessous.
Au clic sur ce bouton s'ouvre une pop-up de ce type, où par sécurité nous vous invitons à confirmer la période souhaitée et à cliquer sur Valider l'avancement.
Important :
- En validant cette action, il sera impossible de modifier l'avancement ou le budget sur les dates de la période sélectionnée.
- Les snapshots doivent être enregistrés dans leur ordre chronologique : il est donc impossible de créer un snapshot pour une date antérieure au dernier snapshot effectué.
- Vous avez la possibilité de saisir un avancement à maximum J+3 à partir de la date du jour.
Les différents snapshots réalisés apparaissent explicitement dans le calendrier :
-
Dès lors qu'un avancement a été validé, les cases des colonnes (b) et (j) sont grisées (exemple sur la semaine du 20 au 27 février) :
L'ajout de colonnes dans l'écran de suivi des budgets
La mise en place des snapshots a justifié la création et/ou la modification de colonnes sur le budget détaillé du chantier.
Voici le détail des évolutions/modifications :
| Nom | Colonne | Calcul | Fonction | |
| (a) | Montant Budget (nom) |
Colonne existante | saisie manuelle | Saisi en début de chantier - modifiable en cas de travaux supplémentaires ou transfert de budget et enregistré via le bouton « Enregistrer le budget ». En cas de snapshot, le budget affiché est celui au moment de la snapshot. |
| (b) | Avancement (h) |
Colonne existante | = snapshot période sélectionnée | Permet la saisie de l’avancement global des travaux à l’issue de la période sélectionnée. |
| (c) | Montant Budget Avancé (h) |
Colonne existante | = (b)période - (b)période précédente)*(a) | Il s’agit de l’avancement en heure sur la période par rapport aux estimations du budget initial. Note : la notion de snapshot venant d’être introduite, la période précédente dans l’existant IBAT était nécessairement le début du projet (0% avancement) le calcul est donc modifié. |
| (d) | Montant réalisé (€) |
Colonne renommée | = snapshot de la période (ou pointages jusqu'à date de fin choisie) - snapshot avant la période (ou 0) | (anciennement Heures exécution) Les Heures réalisées sont issues des pointages et correspondent au nombre d’heures réalisées total à la fin de la période sélectionnée. |
| (e) | Ecart période (€) |
Colonne renommée | =(c)-(d) | (anciennement Heures Ecart avancé) Il s'agit de l'écart entre les heures prévues au budget pour le niveau d'avancement du snapshot de fin de période. |
| (f) | Cumul budget avancé (h) |
Colonne ajoutée | =(a)*(b) | Cette colonne exprime en heure l'avancement actuel appliqué au budget estimé du chantier. Note : cela correspond également à la somme des "Heures Budget Avancé" depuis le début du chantier. |
| (g) | Cumul réalisé (€) |
Colonne ajoutée | =somme(d) | Cette colonne correspond à la somme des heures réalisées issues du pointage, depuis le début du chantier jusqu'à la fin de la période courante sélectionnée. |
| (h) | Ecart cumulé (€) |
Colonne renommée | =(f)-(g) | (anciennement Heures écart) Cette colonne correspond à la différence entre le Cumul budget avancé (f) et le Cumul réalisé (g) |
| (i) | Budget total restant (€) |
Colonne ajoutée | =(a)-(f) | Cette colonne indique le nombre d'heures supposé restant à faire par rapport au budget initial et à l'avancement courant. |
| (j) | Complément budget Estimé (€) |
Colonne ajoutée | saisie manuelle | Colonne qui permet de donner une estimation du surcoût par rapport à l'estimation initiale |
| (k) | Total estimé (€) |
Colonne ajoutée | =(g)+(i)+(j) | Cette colonne affiche une projection du coût final basée sur la réalité du réalisé plus le reste à faire prévu et ré-évalué. |
Remarque :
Afin de vous aider au mieux dans la maîtrise des nouvelles colonnes, les formules appliquées dans les colonnes s'affichent au survol de la colonne avec la souris.
Mots clés liés à l'article :
Budget - budgets - gestion - avancement - photo - snapshot - coût - heures - main d'œuvre