Absences : la mise en place d'une Délégation
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
A la veille des congés, vous souhaitez pouvoir désigner un collègue comme délégué de vos pouvoirs afin qu’il traite les demandes d’achats et d'approbation en votre nom pendant toute la durée de votre absence.
En tant que délégué, vous souhaitez être notifié à chaque fois que vous avez une action à effectuer pour laquelle vous avez une délégation afin de pouvoir la réaliser tout en précisant votre position de délégataire afin que soit tracé votre action et votre légitimité.
La fonctionnalité "Délégation si absence" permet au délégant de définir une période d'absence et le ou les utilisateurs qui auront le rôle de délégué : durant cette période tous les mails de notification seront envoyés au(x) délégué(s), ainsi qu'au déléguant.
Au programme de cet article :
- Que faire en cas d'absence ?
- Durée de délégation
- Mails et notification
- Parcours d'approbation
- Demande de création fournisseurs
Que faire en cas d'absence ?
En cas d’absence d’un utilisateur, ce dernier a la possibilité d'effectuer une délégation de pouvoir à un ou plusieurs autre(s) utilisateur(s) au sein de son organisation, afin d’assurer la continuité de son travail durant son absence.
Désormais, lorsque vous êtes connecté et que vous cliquez sur votre nom (en haut à droite de l'écran), un volet de ce type s'affiche et vous pouvez sélectionner "Délégation si absence"
En cliquant sur cette image, vous pouvez ouvrir la popup vous permettant de donner votre accès à un autre utilisateur de votre agence, et de configurer les dates d'absence.
On y retrouve plusieurs informations :
- Le choix du délégué (1), ainsi que la capacité d'engagement de ce dernier*
- La sélection des dates d'absence (2)
- La possibilité de comparer la liste des privilèges Déléguant/Délégué* (3)
- La possibilité d'ajouter une personne supplémentaire à la délégation (4)
- Le bouton permettant d'enregistrer votre action et de mettre à jour la délégation (5)
Durée de la délégation
Une délégation peut avoir une durée déterminée, dans le cadre d’un congé prévu, ou indéterminée, dans le cadre d’une délégation de pouvoir/signature à un assistant par exemple.
Si les dates de début et de fin sont remplies, la délégation ne sera donc active que durant cette période alors que si aucune date n’est remplie, la période de délégation est infinie.
Important : Il n’y a aucune contrainte de limite sur les dates de délégation. Dans le cas où la date de début est antérieure ou égale à la date du jour, la délégation prend effet immédiatement.
Mails et notifications reçues
Un délégué reçoit une copie de la totalité des mails à destination du délégant durant la période de délégation.
Les notifications présentes sur la page d’accueil indiquent les actions à effectuer, qu'elle concerne un chantier du déléguant ou bien un du délégué.
Parcours d'approbation
Lors de la validation d'une commande comportant un parcours d'approbation, la mention "XXXX - Délégataire de YYYY" est affichée, de manière à ce que le demandeur sache chez qui sa commande est en attente d'approbation.
Remarques :
- Faites attention au seuil d'engagement du délégué, s'il est inférieur à celui du déléguant, il pourra être dans l'incapacité de valider une commande. Par sécurité, nous vous recommandons d'allouer temporairement un seuil d'engagement au délégué similaire à celui du déléguant.
- Une délégation de pouvoir permet au délégué d’être positionné au même niveau de validation hiérarchique que le délégant dans tous les parcours d’approbation le concernant.
- Si un délégant est rendu inactif/désactivé par son organisation, les privilèges, droits et accès du délégué sont immédiatement interrompus.
Demandes de création fournisseurs
Lorsqu'un approbateur, des demandes de création fournisseurs, effectue une délégation si absence, alors le délégué est automatiquement ajouté à la liste des approbateurs configurés. Durant la période de délégation, le délégué sera donc notifié par email à chaque demande de création de fournisseurs concernant le déléguant, et il pourra valider ou refuser chacune d'elle. A la fin de la période de délégation, le délégué sera automatiquement supprimé de la liste des approbateurs des demandes de création fournisseur.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à l'article :
délégation - absence - privilège - parcours d'approbation - commande - validation commande - achat