Comment paramétrer le module de gestion des stocks ?
0.1 Pourquoi ?
Il est possible de créer un chantier dépôt qui sert de "Stock" de marchandises et de le rattacher à un fournisseur interne.
Ce stock permet notamment de consulter pour chaque article :
- le niveau de stock actuel
- le niveau de stock minimum
- le niveau de stock maximum
- la quantité réservée (sortie de stock)
- la quantité à venir (entrée de stock)
- le prix unitaire moyen pondéré
- les alertes en fonction du niveau de stock
Remarque : seuls les utilisateurs "ADMIN" ont accès au module "Gestion du stock" disponible dans le menu Gestion, après activation du module par l'équipe iBAT.
Les utilisateurs de l'agence peuvent commander pour leurs chantiers les articles disponibles dans le stock . L'utilisateur désigné comme fournisseur interne recevra les commandes dans iBAT. Une fois la commande acceptée, le demandeur effectuera la réception, et le stock sera automatiquement mis à jour en fonction de la quantité réceptionnée.
Le fournisseur interne peut également passer commande chez un fournisseur pour le chantier "Dépôt stock" afin de compléter son stock avec de nouveaux articles ou réapprovisionner des quantités pour les articles déjà disponibles.
0.2 Comment ?
Pour configurer le stock, suivez les étapes ci-dessous :
1. Création d'un chantier de type "Dépôt Stock"
Dans le menu Gestion > Chantier, créez votre chantier , puis cochez la case "Dépôt Stock" (1).
2. Création du "fournisseur interne"
Dans le menu Gestion > Fournisseurs, créez un fournisseur de type "Interne"(1) et sélectionnez comme "Dépôt" le chantier de type "Dépôt Stock" (2) créé précédemment.
a. Ajoutez dans la liste des "Commerciaux" de ce fournisseur, l'utilisateur de votre agence qui gère le stock.
Note : Il n'est pas possible de créer de contact commercial ; ne peuvent être approvisionneurs de ce fournisseur uniquement les utilisateurs disposant déjà d'une licence iBAT Achat.
b. Enregistrez ce dernier comme commercial 1 dans la Configuration Agence.
3. Création d'un catalogue contenant les articles du stock
Dans le menu Gestion > Catalogues fournisseurs, lors de la création du catalogue, renseignez impérativement dans la fiche information du catalogue fournisseur :
a. le champ Fournisseur (a) avec le fournisseur interne configuré précédemment
b. le champ Stock : Choix du dépôt (b) avec le chantier de type Dépôt Stock
4. Chargement et publication des articles et des tarifs du catalogue contenant les articles du stock
Dans le template Excel de chargement des articles au format iBAT, renseignez les nouvelles colonnes propres à la gestion du Stock :
- Unité de stockage - c'est le conditionnement des articles dans le stock (ex. palette, container, etc.)
- Coefficient conversion unité stock - c'est la quantité à partir de laquelle X unités d'articles sont converties en 1 unité de stockage
- Stock actuel - c'est la quantité d'unité de stockage actuellement disponible dans le chantier de type "Dépôt Stock"
- Stock mini - c'est la quantité minimum d'unité de stockage nécessaire dans le chantier de type "Dépôt Stock", déclenchant une alerte de réapprovisionnement pour conserver le stock de sécurité
- Stock maxi - c'est la quantité maximum d'unité de stockage que le chantier de type "Dépôt Stock" peut accueillir, déclenchant une alerte de dépassement pour éviter tout réapprovisionnement
⚠️ Attention ! Si vous renseignez les colonnes "Unité de stockage" et "Coefficient conversion unité stock" alors chaque unité de commande sera convertie en unité de stock pour mettre à jour le stock actuel en conséquence. Sinon 1 unité de commande = 1 unité de stock.
Vous pouvez alors accéder au menu Gestion du stock, dans lequel il est possible de suivre et gérer l'état du stock.