Envoi par email des fiches de pointages aux agences d'intérim
1. Pourquoi ?
Dans iBAT, il est possible d'envoyer le résumé des pointages aux agences d'intérim dans l'onglet "Suivi du Personnel".
Vous pouvez le faire chantier par chantier mais aussi au niveau du service ou de l'agence si vous avez un intérimaire qui a travaillé sur plusieurs chantiers pendant un mois. Dans ce résumé, vous verrez apparaitre l'ensemble des commentaires et frais ajoutés lors des pointages. Vous avez également la possibilité d'imprimer ces informations ou bien de les exporter.
Si vous souhaitez en savoir plus sur comment ajouter les coordonnées des agences d'intérim, n'hésitez pas à vous référer à l'article dédié.
2. Comment ?
1) La première étape est d'aller dans l'onglet Administrer (1) puis "Suivi du Personnel" (2).
2) Dans cet onglet, vous pouvez exporter ces informations sur Excel (1) et/ou les imprimer (2), avec différentes options d'impressions : groupées, individuelles ou mensuelles. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, n'hésitez pas à vous référez à l'article du centre d'aide.
3) Une fois sur le "Suivi du personnel", la première étape est de choisir le contexte (agence, chantier) afin de voir les informations recherchées (1).
A l'aide des filtres, vous allez pouvoir choisir la période de votre choix (2) mais aussi le type de ressources que vous souhaitez voir affichées (3). Si vous cliquez sur "Agence d'intérim", une nouvelle case apparaîtra vous permettant de préciser quelle agence vous souhaitez voir apparaitre. Une fois vos filtres ajoutés, cliquez sur "Appliquer les filtres" (4).
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche (5), en plus ou à la place des filtres afin de trouver la personne de votre choix.
4) Une fois sur le contexte d'une agence d'intérim (1), vous ne voyez que les intérimaires qui y sont rattachés (2). Cochez bien la case (3) de ceux pour lesquels vous souhaitez envoyer les fiches de pointages à leur agence de rattachement, puis cliquez sur "Envoyer les fiches" (4).
5) Une pop up va alors s'ouvrir. Vous pouvez notamment vérifier l'adresse email du destinataire et la corriger si nécessaire. Vous y verrez également la liste des intérimaires concernés (1). Une fois que tout est correct, cliquez sur "Envoyer les fiches" (2).
6) Vous allez ensuite accéder à l'aperçu des fiches de pointages des intérimaires. Vous y retrouverez le nom de l'agence où les missions ont été faite (1), le chantier correspondant (2), le nom et le prénom de l'intérimaire (3), le récapitulatif des dates (4) et le nom de l'agence d'intérim (5).
Vous accédez dans un premier temps à un récapitulatif individuel, intérimaire par intérimaire (6). Dans certaines cases, vous aurez une information supplémentaire, qui correspond aux commentaires indiqués lors du pointage (7).
7) Envoi des fiches multi chantiers et prise en compte des frais Si on regarde de plus près le pointage effectué pour Mr Couder, il a travaillé sur deux chantiers différents (1) pendant la semaine et a des paniers repas renseignés (2).
- Depuis la R2022.12, vous avez maintenant la possibilité d'envoyer les fiches par service ou par agence directement si l'intérimaire a travaillé sur plusieurs chantiers durant le même mois. Vous verrez alors apparaitre le nom du service ou de l'agence au dessus du nom du personnel (1). Une seule fiche sera alors envoyée à l'agence d'intérim pour l'ensemble des missions.
Comme vous pouvez voir ci-dessous, il n'y a aucune distinction dans le pointage de Monsieur Couder, peu importe s'il a travaillé sur plusieurs chantiers ou non puisque nous sommes sur le même service (2)
- Deuxième nouveauté, vous voyez maintenant apparaitre les frais annexes (3) dans les envois des fiches aux agences d'intérimaires.
8) Tout en bas de la page, vous trouverez un récapitulatif global regroupant l'ensemble des pointages individuels des intérimaires de cette agence d'intérim.
Comme tout à l'heure, vous retrouvez d'abord les informations générales liées aux pointages (1), puis vous aurez ensuite le récapitulatif des heures et des pointages par personne (2).
9) Afin de finaliser l'envoi à l'agence d'intérim, cliquez sur "Confirmer l'envoi des fiches" que vous trouverez tout en haut de cette page.
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