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Comment réceptionner une commande ?

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Florence
  • Mise à jour

1. Pourquoi ?

Une fois que vous avez envoyé votre demande de commande au fournisseur, ce dernier peut l'approuver (s'il dispose du stock nécessaire pour répondre à votre besoin) et vous livrer la marchandise.

A ce moment, vous devrez effectuer une réception ; cela vous permettra de réceptionner tous type d'articles achetés pour un chantier et récupérés quelques jours plus tard.

 

2. Comment ?

1) L'onglet "Réceptionner" (1) situé dans votre barre de menu, regroupe la liste de toutes les commandes qui ont été envoyées au fournisseur. C'est depuis cet écran que vous pourrez effectuer une réception. En cliquant sur cet onglet, la liste des commandes s'affiche.
Vous pouvez chercher une commande en utilisant les filtres présents sur la page, ou en effectuant directement une recherche dans la barre de recherche prévue à cet effet.

 

2) On voit qu'il est possible de filtrer les résultats grâce aux boutons situés juste après la barre de recherche (2) :

    • Toutes : regroupe les commandes passées (donc en état livrées) et celles qui sont en cours (donc à réceptionner)
    • En cours : celles qui sont en cours, qu'elles soient en statut "En attente de confirmation fournisseur" ou "A livrer"
    • A réceptionner : celles qui sont à réceptionner

3) Un second bloc vous permet également de filtrer les commandes, mais cette fois par "type" de commande (3).

Vous pouvez également voir le statut des commandes à réceptionner (4) Et si jamais une partie de la commande a été reçue (5).

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4) Si vous cliquez sur l'une des commandes à réceptionner, vous allez avoir plusieurs informations sur la page qui va s'afficher. Vous allez trouver : 

  • Les informations qui récapitulent la commande (1) : les champs facture liée et réceptionnaire seront complétés après la réception
  • Le détail de la commande (2) 
  • Une fois que les informations sont renseignées, vous pouvez ajouter une date et le numéro de BL du fournisseur (3) 
  • Cliquez ensuite sur "Enregistrer et poursuivre la réception" (4).

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5)  Vous avez alors deux nouveaux blocs qui s'affichent :

  • En cliquant sur cette case (1) j'ai la possibilité d'ajouter un article en saisie libre lors de la réception ; cela peut-être utile si le fournisseur m'a facturé un article qui n'était pas inclus dans la commande, comme par exemple des palettes ou le déchargement d'un camion. 
  • Vous avez également la possibilité d'ajouter un commentaire ainsi qu'une pièce jointe (2) visualisable en cliquant dessus directement dans l'écran. 
  • Enfin, cliquez sur "Terminer la réception" (3).

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6) Je suis alors re dirigé vers un nouvel écran où je vois que ma réception a bien été enregistré. J'ai la possibilité de consulter le bon de livraison (1) mais aussi de le supprimer (2) si besoin.

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Remarques :

  • Si jamais vous avez passé une commande et que vous n'avez réceptionné qu'une partie des articles commandés et que vous n'avez plus besoin du reste d'articles, nous vous conseillons de cliquer sur le bouton "Annuler les reliquats" pour que la commande passe bien en état "Livrée". 
  • Vous avez également la possibilité d'effectuer une réception négative afin de matérialiser un renvoi d'un ou plusieurs articles commandés, ou de matérialiser les jours d'intempéries en cas de location si vous n'avez pas modifié la réception initiale liée à la commande.  
  • Si la commande est toujours dans l'état "En attente confirmation fournisseur" et qu'elle contient des modifications, une pop-up vous proposant de les valider ou non s'affiche, vous n'avez alors plus qu'à préciser votre choix.

  • Vous avez la possibilité de définir un % de dépassement autorisé pour les réceptions par rapport au montant de la commande. Ainsi, dès lors que le montant des réceptions dépasse le % autorisé, un message d'avertissement informe l'utilisateur et l'invite à modifier la commande avant d'effectuer la réception. Deux possibilités s'offrent à vous concernant ces paramétrages. Pour toutes demandes, merci de nous écrire au support à l'adresse support@ibat-solution.com afin que l'on puisse faire le nécessaire :

    • Option 1 : vous souhaitez limiter le dépassement du montant commandé lors des réceptions, par défaut, le "%" configurer pour votre Organisation est à 10 000.
    • Option 2 : vous souhaitez ne pas mettre de contrôle du tout

Mots clés liés à cet article :

Réception - commande - livraison - réceptionner - iBAT - achat

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