La Gestion des Absences
1. Pourquoi ?
Dans cet article, on vous explique comment gérer vos absences et celles de vos équipes directement sur iBAT.
2. Comment ?
La première étape est d'aller dans le menu "Administrer" et de cliquer sur l'onglet "Gestion des absences" (2).
Remarque :
Si vous n'êtes pas déjà dans le contexte d'un service, on vous demandera alors d'en choisir un afin d'être re dirigé par la suite vers la page où vous allez pouvoir choisir le personnel de votre choix.
- Poser une absence
Une fois dans l'onglet "Absences" (a) de la fiche "Personnel", vous pouvez gérer directement les absences du personnel sélectionné. Cet affichage permet de visualiser sur une année complète pour un personnel toutes les absences (acceptées, refusées ou en attente) ainsi que de faire des demandes d'absences.
Sur ce calendrier, les informations générales sont situées dans le bandeau à gauche de l'écran, à savoir : le "Nom" du personnel (b), l'année (c) qui est modifiable, et la légende(d) dans laquelle on trouve les indications ci-dessous.
Chaque type d'absence est repéré par une couleur précise :
- les congés en bleu
- les RTT en jaune
- les autres absences en orange
Quel que soit le type d'absence, le remplissage des cellules est différente en fonction de l'état :
- "validé" avec un motif plein (e)
- "refusé" avec un motif damier (g)
- "en attente d'approbation" avec un motif rayé diagonale (f)
A côté de chaque type d'absence un compteur affiche le nombre d'absences validées et en attente.
Enfin, pour faire une demande d'absence depuis ce calendrier il faut cliquer sur une cellule ou un groupe de cellules, ce qui ouvre alors une pop-up (h) où il faut renseigner :
- le type d'absence à l'aide de la liste déroulante
- la date de début
- la date de fin
- un commentaire
Vérifier le nombre de jours ouvrés demandé et cliquer sur "Valider".
Si un approbateur a été défini au niveau Service auquel ce personnel appartient alors l'absence sera "en attente d'approbation" et un email sera envoyé à l'approbateur pour l'informer de la demande. Sinon, l'absence sera directement validée.
Remarque :
Il est possible de faire des demandes d'absences pour des 1/2 journées. Chaque journée est divisée en 2 cellules (matin et après-midi), ainsi vous pouvez choisir d'être absent le matin, l'après-midi ou la journée entière.
Toutes les absences issues de la "Fiche Personnel" sont également présentes dans le "Prévisionnel Service".
- Annuler une absence
Il se peut qu'en raison d'un imprévu un employé ou un personnel souhaite annuler une absence déjà posée. Il vous suffit alors de cliquer sur la pop-up de l'absence ou directement depuis le prévisionnel, et cliquer sur "Annuler l'absence".
Le mail d'annulation de la demande de congés sera envoyé aux personnes suivantes :
- Le demandeur des congés
- Les approbateur(s) du congé ayant validé la demande (tous niveaux)
- Les approbateur(s) du congé qui ont reçu une demande de validation par mail, mais qui n’ont pas encore approuvé
En cas de modification d’une demande de congés pas encore totalement approuvée :
- Le parcours d'approbation sera relancé depuis le départ
- Le mail sera donc renvoyé aux approbateurs
Une fois l'absence annulée, les jours seront automatiquement recrédités sur le compteur de congés en question.
Mots clés liés à l'article :
Poser - absence - gérer - congés - RTT - formation - délégation - annuler - iBAT - temps