La gestion de la fiche "Personnel"

1. Pourquoi ? 

L'idée est ici de vous permettre d'avoir un récapitulatif global de la gestion du personnel sur iBAT Temps et de comprendre où trouver les éléments principaux relatifs à la gestion du Personnel.

2. Comment ?

1) La première étape est d'aller dans l'onglet "Administrer" (1) puis "Personnel" (2).

2) Vous avez dans un premier temps la possibilité de choisir le périmètre sur lequel vous souhaitez voir le personnel.

3) L'ensemble de votre personnel apparaitra automatiquement sur la page que vous avez ouverte (1). Vous avez la possibilité d'écrire directement dans le champs libre (2) le nom de la personne que vous cherchez si besoin.

4) Vous pouvez également trier votre personnel via l'onglet "Tous" (1) où vous allez voir apparaitre en cliquant dessus, un menu déroulant avec l'ensemble des types de personnel. Si jamais vous souhaitez ajouter ou modifier cette liste, n'hésitez pas à vous référer à l'article du centre d'aide qui traite ce sujet.

Juste à côté, vous avez également un filtre qui vous permet de trier le personnel et de ne laisser apparaitre que ceux qui sont "actif" ou "inactif" (2).

5) Le bouton "+ Nouveau Personnel" vous permet d'en ajouter directement depuis cet onglet. Vous pourrez à ce moment là, notamment préciser le service dans lequel vous souhaitez placer cette nouvelle personne. En cliquant sur "Valider" vous serez alors redirigé vers la Fiche Personnel. 

6) Vous avez également un bouton sur la droite de votre écran vous permettant d'accéder au tableau complet du personnel si vous cliquez dessus.

Vous aurez un récapitulatif de votre personnel ainsi que la possibilité de supprimer ou modifier le profil d'une personne (1). Vous pouvez également créer/modifier en masse le personnel en cliquant sur "Importer/Exporter" (2) 

7) Si jamais vous êtes sur la fiche "Personnel" et que vous ne savez plus comment faire ou bien où trouver telles ou telles informations, n'hésitez pas à cliquer sur ce bouton qui vous ramènera directement vers cet article du centre d'aide!

Remarques :

• Tout le personnel actif sera disponible dans le "Prévisionnel Service/Chantier" et lors du "Pointage".
• Un personnel à pointer n'est pas un utilisateur iBAT, il n'a aucun accès (identifiant et mot de passe) pour se connecter. En revanche, un utilisateur iBAT peut également faire partie du personnel à pointer, pour cela il suffit de le créer aussi en tant que personnel au sein d'un service.

8) En cliquant sur l'icône d'un personnel vous serez redirigé vers sa fiche "Personnel". Celle-ci est divisée en trois parties : informations, pointage, absences (1).

A nouveau, vous allez retrouver l'icône (2) qui vous redirigera vers cet article si besoin.

• L'onglet Informations

Dans cet onglet, vous allez retrouver 4 catégories : les informations personnelles, professionnelles, le temps de travail et les modalités de pointage. Ces informations sont modifiables à tout moment par l'utilisateur "ADMIN" au niveau de l'agence ou du service.

- Les informations personnelles (1) sont :

• le statut actif ou inactif : si un personnel est inactif, il ne peut plus être pointé
• la date de dernière mise à jour de la fiche personnelle
• le type de personnel : il permet de regrouper et filtrer le personnel par type dans le prévisionnel Service/Chantier et lors du pointage. Si jamais vous souhaitez plus de détails, n'hésitez pas à vous référez à l'article du centre d'aide à ce sujet.
• la photo du personnel
• le nom de famille ainsi que le prénom du personnel

Vous pouvez aussi renseigner les champs supplémentaires facultatifs si vous le souhaitez : la date de naissance, le numéro de téléphone, l'adresse email et l'adresse postale. Vous avez également la possibilité d'ajouter un commentaire si besoin.

- Les informations professionnelles (2) sont : 

• la date de début et fin de contrat
• le salaire brut : permet de convertir les heures pointées en montant (en €) dans le suivi du budget et de calculer un taux horaire moyen effectif.
• les charges patronales : la part des cotisations sociales à la charge de l'employeur
• le matricule : c'est le numéro d'immatriculation du personnel au sein de l'entreprise qui sera affiché dans le prévisionnel service/chantier et lors du pointage.
• la profession : permet d'indiquer le type de profession exercé par le personnel (carreleur, charpentier, couvreur, chef de chantier, conducteur de travaux, etc...)
• la qualification (choisir une valeur dans la liste déroulante) : permet de définir la classification professionnelle des ouvriers BTP (N1=ouvrier d'exécution, N2=ouvrier professionnel, N3=Compagnon professionnel, etc...)
• le service : il permet de rattacher le personnel à un service principal afin qu'il soit disponible dans le prévisionnel service/chantier correspondant et lors du pointage sur un chantier de ce service
• le service temporaire : il permet de rattacher temporairement le personnel à un second service afin qu'il soit disponible dans le prévisionnel service/chantier correspondant et lors du pointage.
• l'unité de décompte du temps de travail : vous avez la possibilité de pointer soit en heure, soit en jour ou demi journée en fonction de ce que vous choisissez ici.
• la ventilation active : si elle est cochée, cela signifie que la personne n'a pas besoin de se pointer, ce sera fait automatiquement.
• RTT ou modulation 
• le nombre de congés annuels et le nombre de RTT annuels

- le temps de travail (3) :

• le nombre d'heures annuelles
• le nombre d'heures hebdomadaires : permet de contrôler dans l'onglet "pointage" de la fiche "Personnel", le suivi du personnel afin de voir si le personnel a travaillé plus d'heures que prévu ou non.
• Les horaires : permettent lors du pointage de définir le planning par défaut du personnel

- les modalités de pointage (4) :

• le panier repas : permet d'autoriser les frais de panier repas lors du pointage
• les indemnités de trajets : permet de renseigner des indemnités de trajets personnalisées uniquement si le paramétrage "Domicile - Chantier" est sélectionné dans la fiche Agence. 
• les indemnités de transports : permet de renseigner des indemnités de transports personnalisées uniquement si le paramétrage "véhicule personnel" est sélectionné dans la fiche Agence. Si jamais le personnel n'a pas le droit à ces indemnités cocher la valeur "Véhicule de fonction" ou "Non applicable". 
• les indemnités de déplacement : permet de renseigner les indemnités de transport personnalisées, si le paramétrage effectué le permet. Si jamais le personnel n'a pas le droit à ces indemnités, cocher la valeur "Non applicable". 
• la zone de départ : permet de renseigner la zone à prendre en compte lors des pointages, si le personnel en question à l'autorisation d'être indemnisé. 
• la modification rétroactive des frais de pointage : tout en bas à droite de votre écran, vous pouvez cliquer sur ce bouton qui vous permettra cette modification. Une fois les éléments précisés, cliquez sur "valider"

Vous pouvez également joindre des documents (5) professionnels (attestations de formation ou autres) associés à ce personnel qui seront consultables depuis la fiche personnelle.

• L'onglet Pointage 

Dans cet onglet, vous retrouvez la synthèse mensuelle du nombre d'heures travaillées par le personnel sur tous ses chantiers, ainsi que les frais associés à ces pointages (paniers repas, indemnités trajets/transports, primes).

Vous avez la possibilité de changer de mois si besoin (3).

Remarque :

Dans ce tableau, si le total d'heures travaillées sur la semaine pour un personnel est supérieur à l'horaire hebdomadaire indiqué dans la fiche personnelle alors la cellule est mise en surbrillance orange.

Vous avez également la possibilité d'exporter le tableau sur Excel (1), ou de l'imprimer (2) si vous le souhaitez.

• L'onglet Absences

L'onglet "Absences" de la fiche personnelle, correspond au même écran que la fonctionnalité "Gestion des Absences" disponible depuis le menu "Administrer".

Vous avez ici un récapitulatif des absences (congés, RTT, formations, etc.) qui va apparaître dans un premier temps dans le calendrier (1) et également dans le bandeau de gauche, où vous avez un récapitulatif des types d'absences, ainsi que le suivis du nombre de jours posés et que la personne peut encore poser (2). Si vous souhaitez avoir plus de détails sur cet onglet, vous avez un article dans le centre d'aide dédié à ce sujet, n'hésitez pas à vous y référer. 

Mots clés liés à l'article : 

Gestion - fiche - personnelle - informations - pointage - absences - trajets - transports - indemnités - réglages - temps