La gestion de la fiche Agence sur iBAT Temps
1. Pourquoi ?
Dans la fiche Agence, on retrouve les informations générales et différents éléments de paramétrage qui sont modifiables à tout moment par l'utilisateur "ADMIN".
Les informations générales sont regroupées dans la partie "Identité de l'Agence" et sont identiques pour la fiche agence sur les modules iBat Achat et iBat Temps.
Remarque :
Vous pouvez à tout moment accéder à la fiche de l'agence en cliquant sur l'icone de l'"Agence" (1) située dans le menu en haut à droite de votre écran, puis en cliquant sur "Voir l'agence" (2)
2. Comment ?
1) La première étape est d'aller dans le menu "Administrer" (1) puis "Agence" (2).
2) Dans cet onglet, vous avez la possibilité de créer une nouvelle agence. Il vous suffit de cliquer sur "+ nouvelle agence" (1) et d'indiquer son nom. Vous allez ensuite être redirigé vers la fiche explicative.
3) Cliquez ensuite sur l'agence de votre choix (2), vous allez également être redirigé vers sa fiche agence.
4) Vous allez retrouver sur la fiche agence les informations générales et différents éléments de paramétrage qui sont modifiables à tout moment par l'utilisateur doté à minima d'un droit "ADMIN".
Pour rappel, les éléments qui apparaissent dans le bloc (1) sont identiques au module iBat Achat (si vous l'utilisez également).
Dans la partie Paramétrage, vous avez plusieurs possibilités comme ce qui concerne la gestion des congés ou le circuit de validation des pointages par exemple (2). Tout ce que vous définissez au niveau de l'agence aura un impact sur chacun de vos services et chantiers rattachés à cette même agence.
Si vous souhaitez activer l'option permettant l'accès à une liste des restaurants à utiliser pour les frais de repas lors du pointage, n'hésitez pas à envoyer une demande à support@ibat-solution.com.
Sur la gauche de votre écran, vous avez la possibilité d'ajouter un document, vous avez aussi une vision des privilèges des personnels rattachés à l'agence (3).
2) Dans la fiche de l'agence, vous pouvez gérer quatre catégories qui apparaissent sur la droite de votre écran : les services, les postes, les primes et les zones.
L'onglet Services
Dans l'onglet "Services" , vous retrouvez la liste de tous les services rattachés à l'agence (1), ainsi qu'un lien rapide pour accéder à la fiche du service en cliquant sur l'icône en forme d’œil (2).
Enfin, vous pouvez créer un nouveau service en saisissant un "Nom" dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur "Ajouter" (3).
L'onglet Postes
Dans l'onglet "Postes", vous retrouvez la liste de tous les postes rattachés à l'agence. Vous allez notamment pouvoir créer ou modifier en masse la liste des postes de l'agence à partir d'Excel. Si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à vous reportez à l'article du centre d'aide qui traite exclusivement de ce sujet !
Remarque :
Les postes définis au niveau de l'agence sont automatiquement créés dans tous les services et chantiers. Ainsi, si vous modifiez ou supprimez un poste au niveau de l'agence, le poste sera également modifié ou supprimé au niveau du service et du chantier.
L'onglet Primes
Dans l'onglet "Primes", vous retrouvez la liste de toutes les primes disponibles lors du pointage.
Vous avez la possibilité de :
- Modifier une prime déjà existante en cliquant sur l'icone en forme de crayon puis "Valider" (1)
- Supprimer une prime en cliquant sur l'icone "-" puis "Supprimer" (2)
- Créer une nouvelle prime en saisissant un "Intitulé", un "Montant" en "€ ou %" et l'"Unité" dans les champs prévus à cet effet, puis cliquer sur "Ajouter" (3)
Remarque :
Pour les primes au forfait, le montant accordé par jour est indépendant du nombre d'heures travaillées, contrairement aux primes à l'heure.
Pour les primes en % le montant est calculé en fonction du "salaire brut horaire" défini dans la fiche du personnel et le nombre d'heures travaillées sur une journée.
- L'onglet Zones
Dans l'onglet "Zones", vous retrouvez la grille tarifaire des indemnités de trajets et transports propre à votre agence. Vous pouvez alors :
- Modifier une zone déjà existante en cliquant sur l'icone en forme de "crayon" puis "Valider" (1)
- Supprimer une prime en cliquant sur l'icone "-" puis "Supprimer" (2)
- Créer une nouvelle zone en saisissant un "Libellé de zone", un "Montant en euro pour le trajet" , un "Montant en euro pour le transport" dans les champs prévus à cet effet, puis cliquer sur "Ajouter" (3). Ces zones seront alors disponibles dans la Fiche Chantier où vous devrez sélectionner pour chaque chantier la zone de trajets/transports correspondante.
Mots clés liés à l'article :
Fiche agence - agence- création - gestion - parcours d'approbation - nouveau - modifier - informations - services - postes - primes - zones - trajets - transports - iBat - temps