Le Suivi du Personnel
1. Pourquoi ?
Le "Suivi du Personnel" permet de contrôler pour un périmètre choisi les pointages du personnel qui a travaillé sur un mois. Par défaut, l'affichage est pour le mois en cours et indique le total des heures travaillées par jour et semaine pour chaque personnel pointé sur le périmètre choisi, ainsi que les absences.
Dans cet onglet "Suivi de Personnel", vous avez également la possibilité d'imprimer la synthèse hebdomadaire des heures travaillées sur un chantier pour un personnel. Cette fonctionnalité est parfaitement adapté pour la gestion des intérimaires notamment.
2. Comment ?
1) La première étape est de cliquer sur "Administrer" (1) puis "Suivi du Personnel"(2).
Remarque :
Si vous n'êtes pas déjà dans le contexte d'un chantier, il faudra d'abord cliquer sur celui de votre choix afin d'accéder au suivi du personnel. Vous aurez alors la possibilité de choisir si vous souhaitez avoir des informations sur le groupe, une agence, un service ou même sur un autre chantier.
2) Une fois que vous avez cliqué sur "Suivi du personnel", choisissez le périmètre sur lequel vous souhaitez vous connecter (sauf si c'est déjà fait, vous allez alors arriver automatiquement sur les informations du chantier en question).
Si besoin, vous avez toujours la possibilité de changer le contexte dans lequel vous vous trouvez, que ce soit pour un autre chantier, un service ou bien une agence.
3) A l'aide des filtres, vous allez pouvoir choisir la période de temps de votre choix (1) mais aussi le type de ressources que vous souhaitez voir affichées (2). Si vous cliquez sur "Agence d'intérim", vous aurez une case supplémentaire (3) qui va vous permettre de préciser l'agence que vous souhaitez voir apparaitre. Une fois vos filtres ajoutés, cliquez sur "Appliquer les filtres" (4).
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche (5), en plus ou à la place des filtres afin de trouver la personne de votre choix. Vous pouvez changer les semaines ou mois affichés en cliquant sur les flèches correspondantes (5). Par défaut le mois qui s'affichera sera celui en cours.
4) Si vous n'utilisez pas les filtres, vous allez avoir l'ensemble de vos personnels qui vont apparaitre (1). Si vous passez votre souris sur une des données de pointages, vous avez une pop up jaune qui va apparaitre afin de vous préciser le détail par poste (2). Lorsqu'un commentaire a été renseigné au niveau des pointages, une petite bulle (3) va apparaitre dans la case de votre pointage. Si vous passez votre souris dessus, le commentaire va apparaitre.
Remarque :
Si une personne à une journée d'absence, l'information sera affiché dans ce tableau (5), cependant, si on pointe sur une même journée, à la fois des heures travaillées et des absences, seules les heures travaillées seront affichées (4).
5) Dans cette synthèse, vous allez voir apparaitre le récapitulatif des heures de travail effectuées par semaine (1) mais aussi par mois (2). Vous avez également un récapitulatif des heures travaillées au total pour l'ensemble des personnels affichés sur cette page (3).
6) Vous avez la possibilité dans cet onglet d'exporter au format Excel (1) cette synthèse hebdomadaire .Attention ! Seuls les lignes de personnel sélectionnées (2) seront exportées.
Exemple d'export sur Excel :
7) Vous avez également la possibilité d'imprimer (1) ces informations de différentes façons : groupées, individuelles, mensuelles ou bien un tableau récapitulatif.
Avant de les imprimer, vous devez vérifier les paramètres suivants :
- la semaine à afficher : par défaut, ce sera la semaine en cours
- le type de personnel : vous pouvez tous les sélectionner comme qu'une partie d'entre eux
Remarque :
Il est recommandé d'imprimer les fiches de pointages en mode "paysage" pour un meilleur affichage.
- Fiches groupées (2)
Vous allez ici pouvoir imprimer les fiches des personnels sélectionnés par type de ressources (A). S'il s'agit d'intérimaires (B), ils seront répertoriés par agence d'intérim s'ils sont plusieurs à avoir effectué une mission.
- Fiches individuelles (3)
Comme pour les fiches groupées, vous allez pouvoir imprimer les fiches de l'ensemble des personnels sélectionnés. La seule différence est que si jamais vous avez plusieurs personnes par type ou agence d'intérim (A), ils auront une fiche individuelle (B) et non groupée comme dans le cas précédent.
- Fiches mensuelles (4)
Dans ce cas, il s'agit de fiches individuelles (A) mais vous avez les informations de pointage sur le mois (B) et non seulement sur la semaine comme dans les cas précédent.
- Tableau complet (5)
Vous avez également la possibilité d'imprimer un récapitulatif du tableau qui s'affiche sur iBAT (B). Pensez bien à sélectionner seulement les personnes dont vous souhaitez imprimer les informations. Vous avez également la date et l'heure de votre export pour impression (A).
8) Dans cet onglet "suivi de personnel", vous avez également la possibilité d'envoyer les fiches des intérimaires aux agences d'intérim. Si vous souhaitez avoir plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à vous référer à l'article du centre d'aide.
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