La gestion de la fiche Service
1. Pourquoi ?
La page Service est seulement disponible dans iBAT Temps, vous ne la retrouverez pas si vous avez le module iBat Achat. En terme de hiérarchie, le service se trouve entre l'agence et le chantier. On y retrouve les informations générales et différents éléments de paramétrage qui sont modifiables à tout moment par l'utilisateur "ADMIN" au niveau Agence ou Service.
2. Comment ?
1) La première étape est de cliquer sur Administrer (1) puis Service (2)
2) Une fois dans l'onglet "Service", vous avez la possibilité de créer un nouveau service en cliquant sur "+ Nouveau service" (1). Une pop-up (2) s'ouvre alors dans laquelle il vous faudra saisir le "Nom". en cliquant sur "Créer service" vous serez alors redirigés vers la Fiche Service.
3) Vous avez la liste des différents services auxquels vous avez accès sur votre écran. En cliquant sur l'icône de l'un d'entre eux (3), vous allez être redirigé vers sa fiche descriptive.
4) Les informations générales sont regroupées dans la partie "Identité du Service" (1), à savoir : le nom le logo, le code, et le téléphone. Dans la partie "Paramétrage", on peut définir le mode de pointage (jour ou semaine) qui par défaut est celui renseigné au niveau Agence. Ce paramétrage sera le même pour tous les chantiers rattachés à ce service.
5) Dans la fiche du chantier, vous pouvez gérer également quatre catégories qui apparaissent sur la droite de votre écran : les chantiers, les postes, les primes et les approbateurs.
- L'onglet chantiers
Dans l'onglet "Chantiers", vous retrouvez la liste de tous les chantiers (actifs et inactifs) rattachés à l'agence ainsi qu'un lien rapide pour accéder à la fiche du chantier en cliquant sur l'icône en forme d’œil (2). Enfin, vous pouvez supprimer un chantier en cliquant sur le "-" puis sur "supprimer" (3).
- L'onglet Postes
Dans l'onglet "Postes", vous retrouvez la liste de tous les postes rattachés au Service. Par défaut cette liste contient tous les postes définis au niveau de l'agence.
Vous allez notamment pouvoir créer ou modifier en masse la liste des postes de l'agence à partir d'Excel. Si vous souhaitez plus d'informations, n'hésitez pas à vous reportez à l'article du centre d'aide qui traite exclusivement de ce sujet.
Remarque :
Les postes définis au niveau Service sont automatiquement créés pour tous les chantiers rattachés à ce service. Ainsi, si vous modifiez/supprimez un poste au niveau du service, le poste sera modifié/supprimé au niveau du chantier.
- L'onglet Primes
Dans l'onglet "Primes", vous retrouvez la liste de tous les primes disponibles lors du pointage. Vous avez la possibilité de :
- Modifier une prime déjà existante en cliquant sur l'icone en forme de crayon puis "Valider" (1)
- Créer une nouvelle prime en saisissant un "Intitulé", un "Montant" en "€ ou %" et l'"Unité" dans les champs prévus à cet effet, puis cliquer sur "Ajouter" (2)
- Supprimer une prime en cliquant sur l'icone "-" puis "Supprimer" (3)
Remarque :
Pour les primes au forfait, le montant accordé par jour est indépendant du nombre d'heures travaillées, contrairement aux primes à l'heure.
Pour les primes en % le montant est calculé en fonction du "salaire brut horaire" défini dans la fiche du personnel et le nombre d'heures travaillées sur une journée.
- L'onglet Approbateurs
Dans l'onglet "Approbateurs" vous retrouvez le parcours d'approbation défini pour la confirmation des absences. Vous pouvez alors :
- Ajouter un nouveau approbateur en sélectionnant dans la liste déroulante un des utilisateurs de l'Agence, puis cliquer sur "Ajouter" (1)
- Modifier l'ordre de validation pour un approbateur déjà ajouté en cliquant sur l'icone en forme de crayon puis "Valider" (2)
- Supprimer un approbateur en cliquant sur l'icone "-" puis "Supprimer" (3)
Vous pouvez définir un ou plusieurs approbateurs et ils seront alertés les uns après les autres en fonction de l'ordre de validation indiqué dans la Fiche Service.
Si vous avez configuré un parcours d'approbation au niveau du service, alors dès qu'une absence sera déclarée dans le Prévisionnel Service/Chantier ou depuis le calendrier de Gestion des absences, un email sera automatiquement envoyé à l'approbateur n°1 pour confirmation et ainsi de suite jusqu'à ce que l'absence soit validée ou refusée.
Important : Vous pouvez à tout moment accéder à la fiche de l'agence en cliquant sur l'icone du "Service" située dans le menu en haut à droite de votre écran, puis en cliquant sur "Voir le service".
Mots clés liés à l'article :
Gestion - fiche - service - postes - approbateurs - primes - chantiers - iBat - temps