Paramétrage des parcours d'approbation sur le module achat
Les termes employés dans l'article ci-dessous correspondent à iSYBUY. Pour trouver des équivalences iBAT, cliquez sur ce lien.
Définir un circuit d'approbation contenant plusieurs niveaux et plusieurs approbateurs par niveau en fonction du type de commande permet de mieux segmenter le processus. Vous pouvez définir plusieurs approbateurs de commande et utiliser des niveaux de hiérarchie.
Chaque parcours d'approbation peut être personnaliser à l'aide d'options :
- Démarrer au 1er niveau
- Stopper au niveau où l'engagement est suffisant
- Informer les approbateurs du dernier niveau
- Seuil
- Priorité du parcours
Remarque :
Si aucun parcours d'approbation n'est défini au niveau "Chantier" alors c'est le parcours d'approbation niveau "Agence" qui est pris en compte. Pour le parcours d'approbation "Agence" il n'y a qu'un niveau possible.
Au programme de cet article :
Où paramétrer un parcours d'approbation sur le module achat ?
La première étape est d'aller dans l'onglet "Gestion" (1) puis "Chantier" (2). Cliquez ensuite sur celui de votre choix si vous n'êtes pas encore dans le contexte de l'un d'entre eux.
Remarque :
La démarche est identique si jamais vous souhaitez paramétrer un parcours d'approbation au niveau de l'Agence, lors de cette première étape, vous devez juste aller dans l'onglet agence et non chantier !
Cliquez ensuite sur "modifier les informations".
Cliquez sur "configurer le parcours d'approbation". Une fenêtre va s'ouvrir dans laquelle vous allez pouvoir paramétrer le parcours.
Comment le paramétrer ?
Allez dans l'onglet "parcours d'approbation" (1) puis choisissez parmi les possibilités, le parcours que vous souhaitez modifier ou mettre en place (2).
La première étape est de choisir un approbateur dans la liste qui vous est proposée (3). Vous pouvez également en ajouté un au même niveau (4) ou bien à un niveau supérieur (5).
Cliquez ensuite sur "Recalculer les approbations en cours" (6). Lorsque vous modifiez le parcours d'approbation, vous avez la possibilité de recalculer le parcours d'approbation pour les commandes "en attente d'approbation responsable" afin que ces modifications soient prises en compte dans les commandes déjà effectuées.
Dans l'onglet "Options" (1), cochez les options à appliquer pour le parcours d'approbation (2). Si vous placer votre souris sur l'icône , vous afficherez la note explicative de chaque option (3).
Vous avez également la possibilité de dupliquer (1) le parcours d'approbation d'un autre chantier. Il vous suffit de sélectionner celui de votre choix dans la liste déroulante (2) ou bien de taper le nom du chantier dans la barre de recherche afin de gagner du temps si votre liste est longue. Cliquer ensuite sur "Dupliquer" (3).
Attention ! Cette action remplace le parcours d'approbation en cours.
Remarque :
Si vous souhaitez en savoir plus sur les différents comportements que vous pouvez observer en fonction des options choisies, n'hésitez pas à consulter l'article du centre d'aide qui détaille ce sujet.
Vous avez encore d'autres questions auxquelles nous n'aurions pas pensé ? Soumettez-nous votre demande en nous écrivant à cette adresse. Merci !
Mots clés liés à cet article :
paramétrage - approbateur - parcours d'approbation - factures - commandes - hiérarchie - engagement maximum - dupliquer - seuil - achat